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Telefonieren: 10 Tipps für Ihre
Gesprächsvorbereitung
Sammeln Sie so viele Informationen über ihr Gegenüber, wie Sie auftreiben
können. Es reicht nicht der Name, sondern Sie benötigen Funktion und
Entscheidungsbefugnis. So vermeiden Sie zeitraubende "Durchfragerei" und haben
einen besseren Stand im Gespräch.
Erstellen Sie sich einen Telefonleitfaden. Darin sollten eine Kurzvorstellung
Ihrer Person und des Unternehmens sowie eine Kurzversion über den Zweck Ihres
Anrufs enthalten sein. Sie verhindern so die Gegenfrage über Ihre Person oder
nach dem Grund Ihres Anrufes. Damit sparen Sie zeit und tragen zum positiven
Gesprächseinstieg bei.
Der Angerufene wird durch den Anruf meist aus seiner Arbeit herausgerissen.
Machen Sie Ihm schnell den Nutzen des Gesprächs mit Ihnen deutlich. Er kann Sie
und Ihr Anliegen dann für sich einsortieren und schneller verstehen, worum es
Ihnen geht. So ist er mit seinen Gedanken ganz bei Ihnen. Außerdem sparen Sie
Zeit, falls Sie wider Erwarten nicht den geeigneten Ansprechpartner erreicht
haben.
Bereiten Sie sich auf Mögliche Einwände Ihres Gesprächspartners vor. Sie werden
so von einigen Fragen nicht überrascht und müssen sich nicht ausschweifend
formulierte und Zeit stehlende Argumente "ausdenken". Zudem haben Sie dann den
Kopf frei, um das Gespräch in Ihrem Sinne zu steuern.
Bereiten Sie Fragen vor, um die Wünsche, Bedürfnisse oder Probleme Ihres
Gegenübers zu erfahren. Hier gilt das Motto: "Wer fragt, der führt". Wenn Sie
wissen, was Sie fragen wollen, müssen Sie nicht erst während des Gesprächs
mühsam grübeln.
Führen Sie Ihre Telefonanrufe zum richtigen Zeitpunkt durch. Beispielsweise ist
der Montagmorgen ein ungünstiger Termin. Hier sind oft Meetings und
Besprechungen angesetzt. Generell bietet sich die zeit von 8:30 bis 11:00 Uhr
sowie von 14:30 bis 16:00 Uhr an. Freiberufler können Sie auch später anrufen.
Die besten Anrufzeiten sollten Sie aber durch eigene Beobachtung untermauern,
indem Sie über längere zeit festhalten, wann Sie wen erreicht haben. Denn nur
Sie wissen über die Besonderheiten Ihrer Gesprächspartner. Dieser Aufwand kann
sich schon bei Ihrem nächsten Anruf auszahlen.
Legen Sie sich alle notwendigen Unterlagen sortiert und griffbereit zurecht. Das
beginnt bei dem letzten Schriftwechsel und endet bei Ihrem Terminplan zum
festlegen des Folgekontaktes.
Definieren Sie vorab Ziele, die Sie erreichen wollen. Es kann ein Minimalziel
sein, beispielsweise daß der Gesprächspartner Ihr Produkt kennen lernt und Sie
um die Zusendung von Unterlagen bittet. Es kann auch ein Maximalziel sein: der
Verkaufsabschluß. Die Zieldefinition verhindert, daß Sie Nebenthemen zu
ausgiebig, Ihr Hauptanliegen jedoch zu kurz behandeln. Denn eines darf nicht
passieren: ein zweiter Anruf mit dem Tenor: "Ich habe ja ganz vergessen ..."
Auch das beenden Ihres Gesprächs sollten Sie planen, zumindest, wenn Sie noch
nicht so routiniert sind. Der erste Eindruck haftet genauso wie der letzte am
besten im Gedächtnis Ihres Gesprächspartners.
Bevor Sie einen wichtigen Geschäftlichen Anruf tätigen, sprechen Sie sich warm,
indem Sie vorher weniger wichtige Telefonate führen. Kein Sportler geht
unaufgewärmt in einen Wettkampf, das Verletzungsrisiko ist zu groß. Warum
sollten Sie das Risiko eingehen, einen wichtigen Anruf zu verpatzen? Neben den
geschäftlichen Konsequenzen wäre Ihre persönliche Verletzung über den
telefonischen Mißerfolg auszukurieren.